Manajemen Organisasi

MANAJEMEN ORGANISASI*)
Oleh: Hariadi, S.Ag**)

I. Pendahuluan
Mengawali pembahasan ini, perlu adanya pemahaman yang sama bahwa dalam setiap organisasi dapat dipastikan adanya kegiatan manajemen. Jadi sebenarnya antara manajemen dan organisasi dalam prakteknya tak dapak dipisah-pisahkan, tidak ada organisasi sesederhana dan sekecil apapun yang meniadakan adanya proses atau kegiatan manajemen di dalamnya. Termasuk di dalamnya organisasi sosial-keagamaan seperti Nahdlatul ‘Ulama (NU) juga melakukan kegitan atau proses manajemen dalam mengoperasikan roda organisasinya. Karena dalam pengertiannya yang sederhana manajemen adalah melakukan suatu pekerjaan melalui orang lain (Management is getting done through other people). Dengan demikian dapat dipahami, bahwa setiap organisasi sudah barang tentu dapat dipastikan di dalamnya ada kegiatan manajemen. Dimana manajemen itu sendiri menurut Sutopo (1999:26) adalah merupakan kegiatan seorang manajer (pimpinan) untuk mencapai tujuan.
Sedangkan organisasi itu sendiri adalah merupakan suatu wadah yang memungkinkan masyarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya tidak dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri (Rivai:2004:188). Atau lebih jelasnya organisas adalah sekelompok orang (dua orang atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalan suatu kejasama uantuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Sutopo:1999:28). Dengan demikian dalam sebuah organisasi disyaratkan adanya koordinasi yang sedikit-dikitnya terdiri dari dua orang, berfungi untuk mencapai tujuan tertentu atau beberapa serangkaian tujuan yang telah ditetapkan bersama. Di dalam organisasi inilah seorang manajer (pimpinan) melakukan kegiatan manajemen dengan mengelola sumber-sumber daya yang ada, termasuk sember daya manusia (SDM). Dengan demikian di dalam organisasi perlu adanya manusia, karena manusia adalah pendukung utama setiap organisai, apapun bentuk dari organisasi tersebut.
Mendasar pada paparan di atas, berikut ini akan diuraikan tentang beberapa hal yang berkenaan dengan manajemen dan organisasi. Pada bagian pertama akan dibahas tentang manajemen, yang meliputi: (1) fungsi-fungsi manajemen; (2) proses manajemen; (3) prinsip-prinsip manajemen. Dan pada bagian yang kedua akan dibahas tentang organisasi, yang meliputi: (1) struktur dan bagan organisasi; (2) aspek-aspek organisasi; (3) Faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi; (4) bentuk-bentuk organisasi.
II.Manajemen
1.Fungsi dan Proses Manajemen
a.Fungsi-Fungsi Manajemen
Dalam proses pelaksanaannya, seorang manajer mempunyai tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan. Tugas-tugas khusus itulah yang lazimnya disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen. Namun para pakar manajemen dalam menerangkan fungsi-fungsi dasar manajemen, mengemukakan teorinya saling berbeda satu sama lainnya, baik mengenai pengelompokannya, klasifikasinya, maupun istilah-istilah yang digunakan untuk menyebut fungsi-fungsi hasil pengelompokan kegiatan manajemen. Luther Gullic misalnya, mengemukakan bahwa tugas manajer dalam pelaksanaan manajemen meliputi fungsi-fungsi yang dapat dirumuskan dalam akronim: POSDCORB (Planning; Organizing; Staffing; Directing; Coordinating: Reporting; dan Budgeting). Sedangkan George R. Terry fungsi-fungsi manajemen ini dirumuskan ke dalam akronim sebagai berikut: POAC (Planning; Organizing; Actuating; dan Contrilling).
Selanjutnya untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang fungsi-fungsi manajemen ini dikutip beberapa pendapat para pakar manajemen dan diuraikan sebagai berikut:
1). Luther Gulick
a.Planning (perencanaan);
b.Organizing (pengarganisasian);
c.Staffing (penyusunan pegawai);
d.Directing (pemberian bimbingan);
e.Coordinating (pengkoordinasian);
f.Reporting (pelaporan); dan
g.Budgeting (penganggaran).
2). George R. Terry
a.Planning (perencanaan);
b.Organizing (pengarganisasian);
c.Actuating (penggerakan); dan
d.Controlling (pengendalian).
3). S.P. Siagian
a.Planning (perencanaan);
b.Organizing (pengorganisasian);
c.Motivating (pemberian motivasi);
d.Controlling (pengendalian); dan
e.Evaluating (penilaian).
Fungsi-fungsi manajemen sebagaimana yang dikemukakan oleh para pakar di atas masih bersifat umum, untuk itu masih perlu diterangkan lebih lanjut. Dalam kaitannya dengan hal tersebut selanjutnya penjelasan tentang fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:
1). Perencanaan (planning)
Perencanaan adalah proses kegiatan pemikiran dan penentuan prioritas yang harus dilakukan secara rasional sebelum melakukan tindakan yang sebenar-benarnya dalam rangka mencapai tujuan (Sutopo:1999: 15). Dan dalam melakukan perencanaan, berlangsung suatu proses penentuan tujuan dan pedoman pelaksanaan dengan memilih yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada (Hasibuan:2001:40). Dengan sendirinya suatu perencanaan adalah merupakan proses pengambilan keputusan (decesion making), karena pelaksanaan kegiatan ini di dalam organisasi biasanya dilakukan melalui suatu kebijaksanaan secara terprogram dan bersifat prosedural. Dan bila dilihat dari urgensinya, perencanaan ini menduduki peringkat pertama yang harus dilakukan oleh seorang manajer dalam rangka mencapai tujuan.
Agar mendapatkan jaminan bahwa perencanaan tersebut benar-benar merupakan pilihan yang terbaik, menurut Sutopo (1999:15) maka perencanaan tersebut harus meliputi kegiatan-kegiatan, sebagai berikut: (1) mengadakan survey terhadap lingkungan; (2) menentukan objective (sasaran); (3) meramalkan kondisi-kondisi yangakan dating; (4) menentukan sumber-sumber yang diperlukan; dan (5) memperbaiki dan menyesuaikan rencana, yang dikarenakan adanya perubahan-perubahan kondisi.
Dengan melakukan kegiatan perencanaan yang berpedoman dengan tahapan kegiatan di atas, maka suatu hasil perencanaan dapat dikatakan baik bila perencanaan tersebut Mengandung unsur-unsur, sebagai berikut: Pertama, mengandung unsur tujuan. Dalam perencanaan unsure tujuan mempunyai peranan yang sangat penting, sehingga dalam perencanaan rumusan tujuan harus jelas, kongkrit, terperinci, dan operasional. Kedua, unsur kebijaksanaan. Dalam perencanaan harus ada unsure kebijaksanaan yang memuat garis-garis besar dari tujuan yang akan dicapai dan cara-cara yang dipakai untuk mencapai tujuan. Ketiga, unsure prosedur. Unsur ini meliputi pembagian tugas serta hubungan-hubungannya antar sesama komponen organisasi, baik hubungan vertical, maupun hubungan horizontal secara terperinci. Keempat, unsur kemajuan. Unsur kemajuan ini mengandung maksud, bahwa peencanaan yang dirumuskan hendaknya mengandung segala sesuatu yang hendak dicapai sebagai tujuan. Yang dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan: (1) “How many ? “ (untuk kuantitas); (2) “How will ?” (untuk kualitas); dan (3) “How long ?” (untuk lamanya). Dan kelima, unsur program. Dalam unsure ini mengandung tahapan-tahapan cara pelaksanaan suatu program secara berurutan dan berkesinambungan.
2). Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian adalah proses penyususnan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuannya, sumber-sumbernya dan lingkungannya. Dalam pelaksanaan pengorganisasian, meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut: (1) mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan; (2) membagi pekerjaan ke dalam tugas-tugas tertentu; (3) mengelompokkan tugas-tugas ke dalam jabatan-jabatan; (4) menentukan jabatan-jabatan yang diperlukan; (5) menentuikan tugas/pekerjaan yang harus dilaksanakan; dan (6) mengatur personil, fasilitas-fasilitas dan sumber-sumber lain.
Dengan demikian apabila proses pengorganisasian telah dilaksanakan dengan benar, maka hasil dari proses pengorganisasian adalah suatu bentuk organisasi yang dapat digerakkan sebagai kesatuan yang bulat untuk mencapai tujuan.
3). Staffing
Staffing adala bagian dari pengorganisasian (organizing) yang meliputi pembinaan pegawai dalam melaksanakan tiugas-tugasnya. Tujuan staffing adalah untuk mengusahakan tersedianya pegawai (tenaga kerja) yang terbaik untuk organisasi.
4). Pemberian motivasi (motivating)
Pemberian motivasi (dorongan) merupakan proses kegiatan yang harus dilakukan untuk membina dan mendorong semangat kerja dan kerelaan kerja para pegawai (para anggota organisasi) demi tercapainya tujuan organisasi. Pemberian motivasi ini dapat dilakukan melaui kegiatan-kegiatan, sebagai berikut: (1) mengkomunikasikan dan menjelaskan tujuan-tujuan organisasi kepada para bawahan; (2) menentukan standar-standar pelaksanaan; (3) memberikan bimbingan kepada para bawahan; dan (4) memberikan penghargaan kepada para bawahan yang berprestasi.
5). Pengendalian (Contrilling)
Pengendalian adalah merupakan rankaian kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mengadakan pengawasan, penyempurnaan dan penilaian untuk menjamin agar tujuan dapat dicapai sebagaimana yang telah ditetapkan dalam perencanaan sebelumnya. Penghenmdalian ini meliputi kegiatan-kegiatan, sebagai berikut: (1) monitoring (memantau) hasil-hasil dan membanding-bandingkan dengan standart; (2) mencari dan menemukan serta menentukan kepastian penyebab-penyebab penyimpangan yang terjadi; dan (3) memperbaiki penyimpangan-penyimpangan.
Dari uraian di atas, terdapat hubungan yang jelas antara perencanaan (planning) dengan pengawasan (controlling). Hubungan tersebu dapat digambarkan dalam bagan berikut:
GAMBAR: II-1
BAGAN HUBUNGAN ANTARA PERENCANAAN
DENGAN PENGAWASAN










2.Proses Manajemen
Proses adalah serangkaian aliran kegiatan/peristiwa yang saling berhubungan yang bergerak menuju tercapanay tujuan (Wendell:1964). Sedangkan proses manajemen adalah proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen, misalnya pelaksanaan POAC-nya George R. Terry oleh seorang manajer. Akan tetapi, pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen tersebut (POAC) masih belum lengkap, karena masih perlu ditambah dengan beberapa kegiatan sebelum fungsi-fungsi manajemen tersebut dilaksanakan. Kegiatan-kegiatan yang dimaksudkan adalah komunikasi dan pengambilan keputusan, yang merupakan proses yang bersifat universal dalam rangka pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen (Howard M. Carlisle:1976). Dengan demikian proses manajemen dapat digambarkan dengan bagan sebagai berikut:
GAMBAR:II-2
BAGAN PROSE MANAJEMEN








Melakukan Untuk melaksanakan Untuk mencapai

Sumber: Howard M. Carlisle: 1976, dengan sedikit modifikasi.

3.Prinsip-Prinsip Manajemen
Prinsip-prinsip (priciples) adalah suatu pernyataan dasar atau suatu kebenaran yang fundamental yang memberikan pengertian dan arahan dalam berfikir dan praktek pelaksanaan. Suatu prinsip merupakan elemen dasar dari pengetahuan yang membantu manajer dalam berfikir dan bertindak (Rao & Rao:1995).
Adapun prinsip-prinsip manajemen tersebut adalah sebaai berikut:
1). Prinsip prinsip manajemen menurut Henry Fayol:
Henry Fayol disebut sebagai Bapak Administrasi dan sekaligus sebagai Bapak Manajemen Modern (Rao & Rao:1995). Sebutan sebagai Bapak Manajemen Modern, Karena dialah yang merintis menyusun prinsip-prinsip manajemen secara sistematis. Prinsip-manajemen menurut Henry Fayol adalah sebagai berikut: (1) Division of works (pembagian kerja); (2) Parity of authority and responsibility (keseimbangan antara wenang dan tanggungjawab); (3) Disipline (disiplin); (4) Subordination of individual interest to the common good (mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan individual); (5) Unity of Command (kesatuan perintah); (6) Unity of direction (kesatuan arah; (7) Remuneration of personnel (penggajian pegawai); (8) Order (keteraturan); (9) Equity (keadilan); (10) Stability of staff (stabilitas staf); (11) Centralization and decentralization (sentralisasi dan desentralisasi); (12) Scalar chain (matarantai secara bertingkat); (13) Initiative (inisiatif; (14) Espirit de corps (kesetiakawanan di antara teman-teman).
Disamping prinsip-prinsip manajemen menurut Henry Fayol, kemudian ada beberapa penulis yang menambahkan beberapa prnsip, sebagai berikut: (1) Principles ob objective (Koontz and O’Donell); (2) Principles of span control (Urwick); (3) Principles of coordination Mooney and Reiley); dan (4) Principles of participation (Rao and Rao).
III.Organisasi
1.Struktur dan Bagan Organisasi
a.Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanyapembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut dapat diintegrasikan (terkoordinasi). Selain pada itu, struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
b.Bagan Organisasi
Struktur organisasi pada umumnya kemudian digambarkan dalam suatu bagan yang disebut bagan organisasi. Bagan organisasi adalah suatau gambar struktur organisasi yang formal, di mana dalam gambar tersebut ada garis-garis yang menunjukkan kewenangan dan hubungan komunikasi formal, yang tersusun secara herarkis.
2.Aspek-Aspek Organisasi
Suatu organisasi dapat dilihat dari 2 aspek, yakni: (a). Aspek struktur organisasi; dan (b) Aspek proses perilaku.
Aspek struktur organisasi ini meliputi: (1) pengelompokan orang secara formal; dan (2) digambarkan dalam bagan organisasi. Sedangkan aspek prose perilaku adalah aktifitas dalam struktur organisasi, yang antara lain meliputi: (1) komunikasi; (2) pembuatan keputusan; (3) motivasi; dan (4) kepemimpinan.
3.Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Organisasi
Faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi adalag sebagai berikut: Pertama, tujuan Organisasi. Setiap organisasi mempunyai tujuan, dan tujuan organisasi yang satu berbeda dengan tujuan organisasi yang lain. Hal yang demikian ini mengakibatkan struktur organisasi yang satu berbeda dengan struktur organisai yang lain pula. Kedua, teknologi yang digunakan. Teknologi yang gunakan dalam organisasi akan mempengaruhi struktur organisasi. Misalnya, organisasi perusahaan yang menggunakan teknologi produksi massa akan berbeda dengan organisasi perusahaan yang memprodusi berdasarkan pesanan. Ketiga, Manusia (orang-orang). Orang yang terlibat dalam suatu kegiatan organisasi akan dapat mempengaruhi organisasi itu sendiri. Misalnya, adanya orang-orang yang memiliki keahlian (spesialisasi) yang berbeda-beda. Begitu juga orang-orang yang berada di luar organisasi pun dapat mempengaruhi organisasi. Misalnya, konsumen, rekanan atau mitra kerja dan lain sebagainya. Keempat, besar-kecilnya organisasi. Organisasi yang besar dan bersifat kompleks akan mempengaruhi struktur organisasi yang bersifat kompleks juga.

4. Bentuk-Bentuk Organisasi
Bentuk-bentuk organaisai hingga dewasa ini menurut Soejadi (1991) dan Koontz and Weihnrich (1990) ada enam macam bentuk organisasi, sebagai berikut:
a.Organisasi Lini
Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dan bawahan. Tidak ada pembedaan antara pelaksanaan tugas pokok dan tugas tambahan.
GAMBAR: III-1
CONTOH BAGAN ORGANISASI LINI










b.Organisasi Lini dan Staf
Dalam organisasi lini dan staf diadakan pembedaan antara unit pelaksana tugas pokok (lini) dan unit penunjang (staf).






GAMBAR: III-2
CONTOH BAGAN ORGANISASI LINI DAN STAF











c.Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional adalah suatu organisasi dimana pimpinan tertinggi melimpahkan wewenangnya kepada kepala unit structural yang memimpin kelompok yang menduduki jabatan fungsional.

GAMBAR: III-3
CONTOH BAGAN ORGANISASI FUNGSIONAL









1 2

Keterangan:
Sarang Tawon = Kelompok Pejabat Fungsional
1. Guru 2. Peneliti



d.Organisasi Lini dan Fungsional
Organisasi Lini dan Fungsional adalah suatu bentuk organisasi dimana pimpinan tertinggi melimpahkan wewenangnya kepada para pejabat fungsional.
GAMBAR: III-4
CONTOH BAGAN ORGANISASI LINI DAN FUNGSIONAL




















e.Organisasi Lini, Fungsional dan Staf
Bentuk organisasi ini seperti organisasi lini dan fungsional, hanya kemudian ditambah unit staf.

GAMBAR: III-5
CONTOH BAGAN ORGANISASI LINI DAN FUNGSIONAL











f.Organisasi Matrix
Inti dari organisasi matri adalah mengkombinasikan pola-pola fungsional dan hasil yang akan dicapai dalam kegiatan proyek.